Codice Etico – Per un business solido e responsabile

Premessa
Il presente Codice Etico (di seguito anche solo “Codice”) costituisce l’insieme dei principi di comportamento cui Attivaimpresa (di seguito anche semplicemente “Società” o “Attiva”) ritiene indispensabile attenersi nello svolgimento dell’attività lavorativa, sia internamente alla compagine aziendale, sia nei rapporti con i soggetti esterni.

Attiva promuove i principi del presente Codice Etico anche presso i Clienti e i Committenti nella convinzione che i rapporti economici con il proprio mercato di riferimento non possano che essere improntati alla massima serietà e rettitudine. Il Codice Etico si pone pertanto come obiettivi la correttezza e la trasparenza nei rapporti interni ed esterni all’azienda, al fine di favorire indirizzi univoci di comportamento nonché benefici economici indotti dalla positiva reputazione aziendale.

L’insieme dei principi etici e dei valori espressi nel Codice dovrà ispirare dunque l’attività di tutti coloro che operano nella Società, tenendo conto dell’importanza dei ruoli, della complessità delle funzioni e delle responsabilità loro affidate per il perseguimento degli scopi della Società.

In particolare, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

• i componenti degli organi sociali si ispirano ai principi del Codice nel fissare gli obiettivi di impresa;
• i singoli dirigenti danno concretezza ai valori ed ai principi contenuti nel Codice, facendosi carico delle responsabilità verso l’interno e verso l’esterno e rafforzando la fiducia, la coesione e lo spirito di gruppo;
• i dipendenti e i collaboratori esterni su base continuativa, nel dovuto rispetto della legge e delle normative vigenti, adeguano le proprie azioni ed i propri comportamenti ai principi, agli obiettivi ed agli impegni previsti dal Codice.

Per le ragioni che precedono, è importante definire con chiarezza l’insieme dei valori che la Società riconosce, accetta e condivide. A tali esigenze risponde la predisposizione del presente Codice Etico, che costituisce un codice di comportamento la cui osservanza da parte di tutti gli esponenti aziendali èdi importanza fondamentale per il buon funzionamento, l’affidabilità e la reputazione della Società.

Soggetti destinatari e ambito di applicazione

Tutte le azioni ed in generale i comportamenti tenuti e seguiti dai dipendenti e collaboratori di Attiva in merito alle attività svolte nell’esercizio delle funzioni di propria competenza e responsabilità, devono essere improntati alla massima correttezza, trasparenza, legittimità e chiarezza.

Nell’esecuzione dell’attività e nella gestione delle relazioni con i soggetti esterni tutti devono attenersi alla massima diligenza, onestà, lealtà e rigore professionale, nell’osservanza scrupolosa delle leggi, delle procedure, dei regolamenti aziendali e nel rispetto del Codice Etico, evitando in ogni modo qualunque situazione di conflitto di interessi, nonché evitando di sottomettere le proprie specifiche attività a finalità o logiche differenti da quelle stabilite dalla società stessa.

Principi etici di riferimento

Principi generali

La Società adotta come principio imprescindibile la lealtà, il rispetto della persona, la trasparenza nelle operazioni, il rifiuto della corruzione e della concorrenza sleale e, in generale, l’assoluto rispetto delle leggi e regolamenti vigenti nel territorio nel quale si trova ad operare. Conseguentemente, ogni destinatario del Codice deve impegnarsi a rispettare tali elementi.

Onestà e correttezza

Il perseguimento dell’interesse della Società non può mai giustificare una condotta contraria ai principi di correttezza, onestà, lealtà e reciproco rispetto.

Gli amministratori, i soci, i dipendenti e collaboratori della Società svolgono la propria attività nel rispetto dei principi di condotta appena indicati.

Pertanto, non dovranno versare o accettare somme di denaro, esercitare altre forme di corruzione o elargire doni o favori a terzi o accettare doni o favori da parte di terzi allo scopo di procurare vantaggi diretti o indiretti alla Società.

Trasparenza

Attiva svolge la propria attività all’insegna della trasparenza, sia nella gestione interna dell’attività aziendale e nell’attribuzione di compiti e responsabilità, sia nei rapporti con clienti, fornitori e collaboratori esterni, in modo tale che sia reso inequivocabile l’interesse della Società e che, conseguentemente, i collaboratori e gli interlocutori di Attiva siano in condizione a loro volta di prendere decisioni consapevoli.

Riservatezza

La Società garantisce la riservatezza delle informazioni e dei dati personali oggetto di trattamento e la protezione delle informazioni acquisite in relazione all’attività lavorativa prestata, uniformandosi alle prescrizioni in materia di riservatezza dei dati personali di cui al d.lgs. n. 101 del 2018 che adegua il Codice in materia di protezione dei dati personali alle disposizioni del Regolamento (UE) 2016/679 GDRP e successive modifiche, integrazione e regolamenti attuativi.

Attiva nell’ambito della propria attività lavorativa, raccoglie una quantità significativa di dati personali e di informazioni (relativi, ad esempio, ai dipendenti, collaboratori, clienti, fornitori …), che si impegna a trattare in ottemperanza a tutte le leggi in materia di riservatezza vigenti nelle giurisdizioni in cui opera.

In particolare, ogni dipendente e collaboratore è chiamato:

• ad effettuare raccolta di dati solo se espressamente autorizzato;
• a prestare la massima diligenza nella raccolta dei dati personali e nella loro conservazione, accertandosi del preventivo consenso dell’interessato;
• a non comunicare o in qualsiasi modo diffondere a terzi non autorizzati i dati personali.

La Società pone sempre al primo posto la sicurezza nella selezione, definizione e nell’uso delle procedure, anche informatiche, destinate al trattamento di dati personali e delle informazioni riservate a tutela dei diritti e delle libertà fondamentali e della dignità della persona interessata.

Lotta alla corruzione e ai conflitti di interesse

La Società, in coerenza con i valori di onestà e trasparenza, si impegna a mettere in atto tutte le misure necessarie a prevenire ed evitare fenomeni di corruzione e di conflitto di interesse. In particolare, tale ultimo fenomeno si configura quando un dipendente o collaboratore è portatore, diretto o indiretto, di un interesse in contrasto anche solo potenziale con quello della Società, indipendentemente dal fatto che cerchi di trarre vantaggio personale da opportunità d’affari della Società; vi è inoltre conflitto d’interesse qualora i rappresentanti dei clienti, dei fornitori o delle istituzioni pubbliche agiscano in contrasto con i doveri fiduciari legati alla loro posizione.

E’ vietato, al fine di ottenere un vantaggio o un interesse per la Società, offrire o promettere a soggetti privati di altre società denaro, utilità o altro al fine di indurli a compiere degli atti che ledano gli interessi o arrechino danni alla società presso la quale i soggetti stessi prestano servizio.

Relativamente all’insorgenza di possibili conflitti di interesse, gli Amministratori ed i Dirigenti sono tenuti ad evitare le situazioni in cui si possano manifestare conflitti di interesse e a non avvantaggiarsi personalmente di opportunità di affari di cui sono venuti a conoscenza nel corso dello svolgimento delle proprie funzioni.

Non è pertanto consentito offrire o semplicemente promettere ad un pubblico ufficiale o ad un incaricato di pubblico servizio danaro o altra utilità al fine di indurlo a compiere un atto allo scopo di procurare vantaggi diretti o indiretti alla Società.

Non è consentito che siano versate o accettate somme di denaro; che siano accettati doni o favori a terzi o da parte di terzi allo scopo di procurare vantaggi diretti o indiretti alla Società.

Correttezza nella gestione dei contratti con terzi

La Società si adopera affinché i contratti stipulati con i propri fornitori ed i propri clienti siano eseguiti secondo quanto stabilito consapevolmente e liberamente dalle parti.

A tale fine la Società si attiva affinché tutti i dipendenti, i collaboratori, i fornitori coinvolti nella gestione dei contratti stipulati con i clienti della Società siano debitamente informati in merito agli obblighi ed adempimenti contrattuali assunti dalla Società (es. modalità di erogazione del servizio, livelli di prestazione, approvvigionamenti), nonché in merito ad eventuali modifiche successivamente pattuite.

La Società si attiverà per una pronta attuazione delle eventuali azioni correttive necessarie (es. specifiche attività  formative / informative, tutele contrattuali) nel caso in cui i dipendenti, i collaboratori, i fornitori coinvolti nella gestione dei contratti stipulati con i clienti della Società, agiscano in violazione degli obblighi ed adempimenti contrattuali previsti.

Concorrenza

La Società riconosce che la concorrenza è un elemento fondamentale per lo sviluppo ed il progresso economico e sociale del Paese. A tal fine, nello svolgimento della propria attività, vigila affinché siano rispettate le condizioni generali per la libertà di impresa, consentendo agli operatori economici di poter accedere al mercato e di competere con pari opportunità, e tutela i propri clienti, favorendo il contenimento dei prezzi e i miglioramenti della qualità dei servizi che derivano dal libero gioco della concorrenza.

Attiva condanna l’organizzazione e la partecipazione a qualsiasi iniziativa contraria alla normativa vigente in materia di libera concorrenza, antitrust e monopolio.

E’ vietato stipulare accordi, anche di natura informale o prendere parte a pratiche commerciali che in qualunque modo abbiano il fine di alterare il principio della libera concorrenza sul mercato e pertanto siano in violazione della normativa sulla concorrenza nazionale e comunitaria.

La Società non nega, nasconde o ritarda alcuna informazione richiesta dall’autorità antitrust e dagli organi di regolazione nelle loro funzioni ispettive e collaborano attivamente nel corso delle procedure istruttorie.

Imparzialità

Attiva evita ogni discriminazione basata sull’età, sul sesso, sullo stato di salute, sull’etnia, sulla lingua, sull’orientamento sessuale, sulle convinzioni personali, sulla nazionalità, sulle opinioni politiche e sul credo religioso dei propri interlocutori, sull’eventuale adesione o non adesione ad un’associazione sindacale ovvero sull’eventuale ritiro dalla stessa, nonché ogni discriminazione basata sulla condizione delle persone diversamente abili.

Salute, sicurezza dei lavoratori e tutela ambientale

Attiva si impegna all’ottemperanza di tutte le disposizioni normative che consentono la salvaguardia della salute dei lavoratori sul luogo di lavoro, attraverso l’attività continuativa di funzioni aziendali a ciò specificatamente preposte. I collaboratori devono attenersi in modo scrupoloso alle vigenti disposizioni aziendali e, in ogni caso, alle prescrizioni di legge in materia di sicurezza personale e di tutela della salute.

La Società non accetta alcun compromesso nel campo della tutela della salute e della sicurezza dei propri collaboratori sul posto di lavoro. Ciascun collaboratore non deve esporre gli altri (interni o esterni) a rischi inutili che possano provocare danni alla loro salute o incolumità fisica.

Attiva nello svolgimento della propria attività tiene altresì conto della normativa nazionale in materia ambientale al fine di non inquinare; ottimizzare costantemente l’impiego delle risorse; promuovere l’utilizzo di prodotti sempre più compatibili con l’ambiente.

I collaboratori coinvolti in processi operativi che possono avere ripercussioni ambientali devono svolgere il proprio lavoro in modo coscienzioso e nel rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti.

A tale proposito contrasta in modo particolare l’abbandono di rifiuti prescrivendo che i collaboratori facciano corretto uso degli strumenti a disposizione per lo smaltimento dei rifiuti solidi urbani. In particolare, lo smaltimento di rifiuti speciali è richiesto che avvenga seguendo le disposizioni comunali, provinciali, regionali o nazionali in essere.

Tutela dei minori

Attiva attribuisce primaria rilevanza alla tutela dei minori e alla repressione dei comportamenti che potrebbero configurare reati di natura sessuale nei confronti dei minori (es. prostituzione minorile, pedopornografia).

Norme di comportamento

Di seguito sono elencate le principali norme di comportamento suddivise per interlocutore

di riferimento e area significativa di gestione del business.

Rapporti con il personale: impegni fondamentali di Attiva verso il proprio personale

La Società tutela e promuove il valore delle risorse umane (elemento indispensabile per l’esistenza e lo sviluppo dell’impresa) al fine di accrescere il patrimonio di competenze di ciascun dipendente e promuove il rispetto dell’ntegrità fisica, morale e culturale della persona.

A riguardo Attiva si impegna a:

• adottare criteri di merito e di competenza, e comunque strettamente professionali, per qualunque decisione relativa ad un collaboratore, a partire dalla fase di selezione, e ad assicurare un ambiente di lavoro nel quale le caratteristiche individuali non possano dare luogo a discriminazioni di alcun tipo;
• adottare un sistema di valutazione delle prestazioni personali fondato su criteri di valutazione oggettivi, comunicati e discussi con ciascun collaboratore in sede di definizione degli obiettivi annuali, ove applicabile;
• coinvolgere attivamente i propri collaboratori nel progetto aziendale, anche decisionale, al fine di consentire l’espressione delle capacità personali e la realizzazione professionale;
• evitare che i dipendenti subiscano illeciti condizionamenti e disagi nell’ambito dell’attività lavorativa, intervenendo per impedire atteggiamenti ingiuriosi e diffamatori;
• tutelare l’integrità morale del proprio personale, garantendo il diritto a condizioni di lavoro rispettose della dignità e delle potenzialità della persona. Per questa ragione la Società si impegna a salvaguardare i lavoratori da atti di violenza psicologica o mobbing e contrasta qualunque atteggiamento o comportamento discriminatorio o lesivo della persona, delle sue convinzioni e delle sue inclinazioni;
• garantire condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale ed ambienti di lavoro sicuri, nel pieno rispetto della legislazione e regolamentazioni vigenti.

Attiva proibisce qualsiasi forma di molestia psicologica, fisica, sessuale nei confronti di dirigenti, dipendenti, collaboratori, fornitori, clienti o visitatori, dove per molestia si intende qualsiasi forma di intimidazione o minaccia che sia di ostacolo al sereno svolgimento delle proprie funzioni, ovvero l’abuso da parte del superiore gerarchico della posizione di autorità.

E’ proibito qualsiasi atto di ritorsione nei confronti del dipendente che rifiuta, lamenta o segnala tali fatti incresciosi.

Obblighi del personale responsabile

Coloro che hanno funzioni di direzione e/o di responsabilità nei confronti di personale sottoposto alla loro vigilanza e direzione devono evitare ogni abuso della propria posizione. In particolare, coloro che hanno funzioni di direzione e/o di responsabilità devono:

• essere imparziali e non indulgere in trattamenti di favore;
• prendere le decisioni nella massima trasparenza ed essere in grado di poterne in ogni momento giustificare le ragioni;
• respingere indebite pressioni;
• non determinare, nè concorrere a determinare, situazioni di privilegio;
• non utilizzare indebitamente il proprio potere decisionale e gestionale allo scopo di conseguire vantaggi per sè o per altri.

Rapporti con la Pubblica Amministrazione

Ogni rapporto con gli organi della Pubblica Amministrazione è improntato a criteri di trasparenza e collaborazione costruttiva. Nei rapporti con tali soggetti, è severamente vietato cercare di influenzare impropriamente le decisioni dell’istituzione interessata, al fine di ottenere il compimento di atti non conformi o contrari ai doveri di ufficio, in particolare offrendo o promettendo, direttamente o indirettamente, doni, favori, denaro o utilità di qualunque genere.

Rapporti con organizzazioni politiche e sindacali

Attiva non eroga contributi diretti o indiretti sotto qualsiasi forma a partiti politici, movimenti, organizzazioni politiche e sindacali, a loro rappresentanti e candidati, se non previa delibera del Consiglio di amministrazione.

I doveri del personale

Diligenza e buona fede

Ogni dipendente della Società deve agire lealmente e secondo buona fede, rispettando gli obblighi sottoscritti nel contratto di lavoro, assicurando le prestazioni richieste e portando il suo contributo personale di idee, proattività ed entusiasmo, che sono gli elementi indispensabili per lo sviluppo armonico e duraturo dell’impresa.

Deve, altresì, conoscere ed osservare le norme deontologiche contenute nel presente Codice, improntando la propria condotta al rispetto reciproco ed alla cooperazione.

Tutela del patrimonio aziendale

Il patrimonio aziendale di Attiva è costituito dai beni fisici materiali e da beni fisici immateriali (informazioni riservate, software, casella di posta elettronica e know how specifico di settore).

La protezione e conservazione di questi beni costituisce un valore fondamentale per la salvaguardia degli interessi societari. Ognuno deve sentirsi responsabile dei beni aziendali che gli sono stati affidati in quanto strumentali all’attività svolta.

E’ cura di ogni collaboratore nell’espletamento delle proprie attività aziendali, non solo proteggere tali beni, ma impedirne l’uso fraudolento o improprio. L’utilizzo di questi beni da parte dei collaboratori deve essere pertanto funzionale ed esclusivo allo svolgimento delle attività aziendali.

Utilizzo dei sistemi informatici e tutela della privacy

E’ vietato utilizzare i sistemi informativi in modo tale da interferire con la produttività propria o di altri o per accedere a siti non correlati all’attività lavorativa. A titolo esemplificativo, si segnala il divieto di intervenire sul sistema informatico o telematico, alterandone dati, informazioni o programmi.

Inoltre i dipendenti si impegnano a rispettare le leggi relative alla tutela dei diritti d’autore che proteggono i diritti di proprietà intellettuale. I software e le banche dati protette da copyright e utilizzate dai dipendenti per le attività della Società non possono essere riprodotti, ad eccezione delle copie effettuate ai fini della funzione di back-up, né possono essere riprodotti ad uso personale del dipendente. E’ fatto divieto di utilizzare software o banche dati non autorizzati, ovvero per i quali non siano state regolarmente acquisite le licenze di utilizzo.

Antiriciclaggio

Attiva non dovrà in alcun modo e in nessuna circostanza essere implicata in vicende relative al riciclaggio di denaro proveniente da attività illecite o criminali. La Società si impegna a rispettare tutte le norme e disposizioni, sia nazionali che internazionali, in tema di riciclaggio.

Qualità dei prodotti e dei servizi

Attiva si impegna a fornire prodotti e servizi che soddisfino le ragionevoli aspettative del cliente e ne tutelino sicurezza e incolumità, secondo adeguati standard di qualità.

Utilizzo corretto dei sistemi di telecomunicazione

Ogni collaboratore deve tenere presente che:

• l’uso del telefono, della posta elettronica e di Internet presso la Società deve avvenire per legittimi fini professionali.
• tutte le informazioni immesse nel sistema informatico sono di proprietà della Società;
• è responsabilità del singolo collaboratore mantenere riservate tutte le password ed i codici identificativi, per impedire l’accesso non autorizzato ai dati ed alle informazioni societarie;
• per i computer aziendali vanno usati soltanto i programmi software che sono stati acquistati dalla Società ai fini della conduzione della propria attività;
• è assolutamente vietata la riproduzione o duplicazione di programmi software: qualsiasi collaboratore che duplichi, consapevolmente o inconsapevolmente, del materiale software espone la Società e se stesso al rischio di gravi sanzioni.

Ogni collaboratore è altresì tenuto a:

• adottare scrupolosamente quanto previsto dalle politiche di sicurezza aziendali, al fine di non compromettere la funzionalità e la protezione dei sistemi informatici;
• non inviare messaggi di posta elettronica minatori ed ingiuriosi, non ricorrere, sia nella comunicazione scritta che verbale, a linguaggio di basso livello, non esprimere commenti inappropriati che possano recare offesa alla persona e/o danno all’immagine aziendale;
• non inviare messaggi di posta elettronica che possano impegnare la Società verso soggetti terzi senza averne titolo;
• avere la massima cura nella custodia dei dispositivi mobili assegnati o in dotazione e non cederli a terzi.

Diffusione del Codice Etico e attività di formazione

Il presente Codice Etico viene portato a conoscenza dei diversi stakeholder interni ed esterni, mediante apposite attività di formazione e diffusione, quali ad esempio, la consegna a tutti i dipendenti, collaboratori e agenti di una copia cartacea o informatica; caricamento di sezioni a ciò dedicate nel sito internet aziendale; inserimento di apposite clausole nei contratti di lavoro, fornitura ecc. .

Violazioni del Codice Etico e sistema sanzionatorio

L’osservanza delle norme del Codice Etico deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali dei dipendenti, ai sensi e per gli effetti della normativa applicabile e dell’articolo 2104 del codice civile. La violazione delle norme del Codice costituisce inadempimento ai predetti obblighi e, in quanto tale, ha rilievo disciplinare e potrà dar corso ad una procedura disciplinare nei confronti dei responsabili.

I collaboratori devono riferire prontamente ai loro referenti interni ogni circostanza che comporti o che sembri comportare, una deviazione dalle norme di comportamento riportate nel presente Codice e/o una violazione alle procedure/istruzioni operative aziendali in essere.

Le segnalazioni sono trattate con la massima riservatezza e tutte le violazioni riferite diventano immediatamente oggetto di indagine. I collaboratori sono tenuti a cooperare senza riserve alle fasi istruttorie e a fornire tutte le informazioni in loro possesso riguardanti tali violazioni, indipendentemente dal fatto che le stesse siano considerate rilevanti. La mancata cooperazione, o la cooperazione solo parziale con le attività di istruttoria costituisce una violazione del presente Codice Etico.

Nei casi accertati e verificati di dolo, furto, omissioni, falsificazioni, alterazioni, utilizzo improprio di informazioni riservate, appropriazione indebita di beni fisici e immateriali del patrimonio aziendale, provvederà ad applicare le sanzioni disciplinari necessarie ed eventualmente, secondo la gravità delle infrazioni commesse, a dare corso ad azioni legali nei confronti delle persone coinvolte.

Politica Per La Qualità 

Attivaimpresa intende perseguire con determinazione e continuità una Politica tendente alla Qualità e alla soddisfazione del cliente. Data la inderogabile esigenza di garantire il rispetto delle prescrizioni di legge e la massima soddisfazione del cliente, l’Organizzazione intende mettere in atto un programma di azioni che consentano, nel tempo, di migliorare le proprie prestazioni. Quanto prima affermato si traduce nello stabilire degli obiettivi ben definiti per la Qualità e nel pianificare e mettere in atto delle azioni per conseguirli nonché nell’analisi del Contesto, del Rischio e nella gestione delle aspettative delle parti interessate. Con la chiara volontà di far fronte alle esigenze dei clienti e ai requisiti cogenti, l’azienda si prefissa i seguenti obiettivi:

• assicurare il rispetto di tutte le prescrizioni legislative, contrattuali ed altre;
• il miglioramento dell’immagine e della reputazione dell’Organizzazione sul mercato;
• la soddisfazione massima delle parti interessate con una particolare cura alla comunicazione, al supporto e all’assistenza verso il cliente;
• definire, implementare e mantenere efficace un Sistema di Gestione per la Qualità in conformità alla normativa UNI EN ISO 9001:2015
• comunicare la propria politica alle parti interessate;
• sorvegliare sui comportamenti dei fornitori/partner per assicurarsi il rispetto delle prescrizioni legislative ed il rispetto degli aspetti qualitativi.

Relativamente all’impegno al miglioramento continuo l’azienda definisce e mette in atto un programma di miglioramento, basato sulle seguenti attività:

• monitoraggio della soddisfazione dei clienti
• pianificazione delle attività necessarie per l’attuazione del Sistema di Gestione;
• ottimizzazione dell’attività aziendali;
• conduzione di audit interni periodici al fine di verificare lo stato di attuazione del Sistema di Gestione per la Qualità;
• redazione di un Riesame della Direzione periodico diretto a verificare lo stato di attuazione del sistema di gestione per la Qualità e a stabilire nuovi obiettivi per il futuro.
• La Direzione si impegna a rendere disponibili tutte le risorse necessarie affinché possa essere attuato al meglio il Sistema di Gestione per la Qualità.